Automatyzacja procesów biznesowych, gdy w firmie nie ma nikogo od IT

W firmie na 25 osób najdroższym systemem jest zwykle arkusz kalkulacyjny i czyjaś skrzynka mailowa. Nikt tego tak nie liczy, bo koszt rozkłada się na dwadzieścia osób po dwadzieścia minut dziennie. Policz to raz uczciwie, a wyjdzie ci pełny etat rocznie.

Każdy poradnik o automatyzacji zaczyna się tak samo: zmapuj proces. Problem w tym, że w małej firmie proces nie jest opisany nigdzie, a osoba, która go zna, jest właśnie na urlopie. Poniżej wersja dla firm bez analityka i bez działu IT.

Jak znaleźć pierwszy proces, kiedy nikt go nie opisał

Nie próbuj mapować całej firmy. Zadaj jedno pytanie trzem osobom z różnych działów.

Pytanie brzmi: co robisz w tym tygodniu po raz enty i za każdym razem tak samo? Nie „co jest problemem”, bo na to każdy odpowie co innego. Chodzi o powtórzenie.

Odpowiedzi zwykle brzmią podobnie. Przepisuję dane z maila do systemu. Szukam załącznika, który ktoś przysłał w zeszłym miesiącu. Sklejam raport z trzech miejsc. Dopominam się o dokumenty.

Wybierz to, co padło co najmniej dwa razy. Masz kandydata bez ani jednego warsztatu.

Ile ten proces naprawdę kosztuje

Teraz policz, bo bez liczby dalej nie ma o czym rozmawiać.

Weź trzy dane: ile razy w miesiącu to się dzieje, ile minut zajmuje jedno powtórzenie, ile kosztuje godzina pracy tej osoby razem z narzutami. Pomnóż.

Przykład z życia. Handlowiec przepisuje sto zapytań miesięcznie po dwanaście minut, koszt godziny 90 zł. To dwadzieścia godzin i 1 800 zł miesięcznie, czyli ponad dwadzieścia jeden tysięcy rocznie na czynności, których nikt nie zauważa.

Doliczyć trzeba jeszcze błędy. Jedna pomylona pozycja w ofercie potrafi kosztować więcej niż cały miesiąc przepisywania.

Czego nie automatyzować w pierwszej kolejności

Trzy typy procesów odradzamy na start, choć wyglądają kusząco.

Procesy rzadkie. Coś, co dzieje się raz na kwartał, nie zwróci kosztu wdrożenia, choćby było najbardziej irytujące.

Procesy sporne. Jeśli dwie osoby opisują ten sam przebieg inaczej, to nie jest problem techniczny, tylko organizacyjny. Automatyzacja zabetonuje wersję jednej z nich.

Procesy dotykające decyzji o ludziach. Rekrutacja, ocena pracownika, przyznanie rabatu klientowi. Tu nie chodzi o technologię, tylko o to, że AI Act wymaga nadzoru człowieka nad takimi decyzjami, a nadzór trzeba zaprojektować.

Kto to utrzyma, kiedy zabraknie autora

Najczęstsza porażka nie ma nic wspólnego z technologią.

Ktoś zbudował automatyzację, bo się interesował. Działała rok. Potem zmienił pracę i nikt nie wie, gdzie to stoi ani co się stanie, gdy padnie.

Ustal trzy rzeczy przed uruchomieniem. Na czyim koncie stoi system. Kto ma dostęp poza autorem. Gdzie jest opisane, jak to działa. Pół godziny pracy, a ratuje projekt.

Jak się wycofać, jeśli nie wyszło

O tym nie pisze nikt, a pytanie pada na każdej rozmowie.

Dobra automatyzacja daje się wyłączyć bez paraliżu firmy. Sprawdź to na etapie projektu, nie po roku. Zapytaj, czy dane pozostają w twoich systemach, czy w narzędziu dostawcy. Czy da się wyeksportować historię. Czy ludzie potrafią jeszcze zrobić to ręcznie, gdyby trzeba było wrócić.

Jeśli po wyłączeniu automatyzacji firma staje, to nie była automatyzacja procesu. To było przeniesienie procesu do cudzego systemu.

Co się dzieje, kiedy się do nas odezwiesz

Zaczynamy od twoich liczb, nie od pokazywania narzędzia. Odzywa się właściciel, rozmowa trwa 45 minut i kończy się wskazaniem procesu, który zwróci się najszybciej, razem z przedziałem cenowym.

Jeśli z rozmowy wyjdzie, że twój przypadek zamyka się w porządnym szablonie w arkuszu, powiemy to wprost. Nie każdy problem jest wdrożeniem.

Pierwszy zakres obejmuje jeden proces. Po nim masz dane i decydujesz, czy iść dalej. Abonament zespołu startuje od 3 875 zł miesięcznie i policzysz go w kalkulatorze przed rozmową. Gwarancja obejmuje naprawę w cenie, bez dopłat.