Automatyzacja księgowości w biurze rachunkowym: gdzie realnie oszczędza godziny

W biurze rachunkowym obsługującym pięćdziesięciu klientów najwięcej godzin zjada nie księgowanie, tylko dopominanie się o dokumenty. Ta jedna czynność da się oddać maszynie w całości i nie dotyka niczyjej odpowiedzialności zawodowej.

Poradniki o automatyzacji księgowości piszą do firmy, która ma własną księgową i jeden obieg faktur. Biuro ma pięćdziesiąt obiegów naraz, każdy z innym klientem i inną jakością dostarczanych papierów. To inny problem i inne rozwiązanie.

Cztery czynności, które zjadają najwięcej godzin

Policzone na biurze średniej wielkości, czyli czterdzieści do sześćdziesięciu podmiotów.

Ściąganie dokumentów od klientów. Maile, telefony, przypomnienia, drugie przypomnienia. Przy pięćdziesięciu klientach to spokojnie dwadzieścia godzin miesięcznie, skoncentrowane w najgorszym tygodniu.

Wprowadzanie danych z faktur. OCR to ogarnia dziś dobrze, poza dokumentami skanowanymi krzywo i paragonami zrobionymi telefonem.

Odpowiadanie na te same pytania klientów. Ile mam do zapłaty, czy dotarła faktura, jaki jest termin. Kilkanaście godzin, rozproszonych po całym miesiącu.

Pilnowanie terminów. Kto już dostarczył, kto nie, komu wysłać deklarację do akceptacji.

Pierwsza i trzecia pozycja są najlepszymi kandydatami, bo nie dotykają księgowania.

Dlaczego zacząć od dopominania się, a nie od OCR

To wbrew intuicji, bo OCR jest efektowniejszy i tak wygląda każde demo.

Powód jest prosty. Odczyt faktur przyspiesza pracę, którą i tak wykonujesz. Automatyczne ściąganie dokumentów usuwa pracę, której wolałbyś w ogóle nie wykonywać, a przy okazji przesuwa cały miesiąc do przodu.

System wysyła przypomnienie na siedem dni przed terminem, potem na trzy, potem na jeden. Zna listę tego, co już wpłynęło, więc nie prosi o to samo dwa razy. Przy pięćdziesięciu klientach to zamiana dwudziestu godzin na dwie godziny obsługi wyjątków.

Efekt uboczny bywa większy niż główny. Dokumenty wpływają wcześniej, więc najgorszy tydzień miesiąca przestaje być najgorszy.

Gdzie odpowiedzialność zawodowa nie pozwala oddać decyzji

Ta granica jest ostra.

Kwalifikacja podatkowa kosztu, ocena, czy wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu, decyzja o ujęciu w kosztach lub środkach trwałych, podpisanie deklaracji. To zostaje przy człowieku z uprawnieniami, bo to człowiek odpowiada.

Rozdziel to na dwie warstwy. System proponuje, człowiek zatwierdza. Propozycja może trafiać w dziewięćdziesięciu procentach przypadków i mimo to każda pojedyncza przechodzi przez oko księgowego, bo w razie sporu z urzędem to jego podpis widnieje pod deklaracją.

Systemu, który tego rozdziału nie ma, nie kupuj. Nie ze względu na technologię, tylko dlatego, że w razie sporu z urzędem to ty tłumaczysz decyzję.

Co zrobić z danymi klientów

Biuro rachunkowe przetwarza cudze dane finansowe i jest ich administratorem albo procesorem. To zmienia rachunek.

Trzy pytania do dostawcy, zanim cokolwiek podłączysz. Gdzie fizycznie leżą dane i czy wychodzą poza Unię. Czy dostawca podpisze umowę powierzenia przetwarzania. Czy da się postawić system na własnym serwerze biura.

Ostatnie pytanie bywa rozstrzygające. Narzędzia takie jak n8n można trzymać u siebie, więc dokumenty klientów nie trafiają do zewnętrznej chmury. Przy danych finansowych to często przesądza o wyborze bardziej niż cena.

Od czego zacząć przy dwudziestu klientach, a od czego przy dwustu

Skala zmienia kolejność działań.

Do trzydziestu podmiotów zacznij od przypomnień o dokumentach i od automatycznych odpowiedzi na powtarzalne pytania klientów. OCR na tej skali zwykle nie zwróci się szybko, bo wolumen faktur jest za mały.

Powyżej stu podmiotów odwróć kolejność. Odczyt dokumentów staje się największą pozycją czasową, a przypomnienia i tak już masz w jakiejś formie zorganizowane.

Między trzydziestką a setką decyduje to, ilu klientów dostarcza dokumenty w formie cyfrowej. Jeśli większość przynosi papier, OCR poczekaj.

Co się dzieje, kiedy się do nas odezwiesz

Zaczynamy od policzenia godzin na tych czterech czynnościach w twoim biurze. Nie od pokazywania systemu.

Odzywa się właściciel, rozmowa trwa 45 minut i kończy się wskazaniem jednej czynności do oddania w pierwszej kolejności, razem z przedziałem cenowym. Jeśli z liczb wyjdzie, że przy twojej skali wystarczy porządny szablon przypomnień w istniejącym systemie, powiemy to.

Umowę powierzenia przetwarzania podpisujemy zawsze, a przy danych finansowych domyślnie proponujemy wdrożenie na waszym serwerze. Abonament zespołu startuje od 3 875 zł miesięcznie i policzysz go w kalkulatorze przed rozmową. Gwarancja obejmuje naprawę w cenie, bez dopłat.