Shadow AI w firmie po 28 października: co naprawdę grozi i co ustawić

Shadow AI w firmie, czyli praca na prywatnych kontach AI, nie staje się 28 października 2026 powodem do kary od KRiBSI. Komisja dostaje tego dnia uprawnienia do kontroli i postępowań z AI Act. Dane klientów wklejone do prywatnego czatu to jednak sprawa RODO i Prezesa UODO. Stan na 26 października 2026.

Artykuł RMF FM z 28 września krąży w sieci pod tytułem „Koniec ze swobodnym korzystaniem z AI w pracy”. W jego treści nie ma żadnego zakazu. Jest za to ryzyko, które istniało przed 28 października i będzie istnieć po nim: umowa, której firma nie podpisała, ustawienie, którego nikt nie sprawdził, i link do rozmowy, który poszedł dalej, niż ktoś myślał.

Co zmienia się 28 października 2026

Tego dnia zaczynają obowiązywać art. 8-18 oraz rozdziały 3-5, 8 i 9 ustawy z 3 lipca 2026 r. o systemach sztucznej inteligencji (Dz.U. 2026 poz. 1003). Tak podaje metryka aktu w Dzienniku Ustaw. Chodzi m.in. o opinie indywidualne, kontrole i postępowania przed Komisją. Według komentarzy prawników, na przykład w Bezprawniku z 21 października, w tym pakiecie są też przepisy o karach.

Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji (KRiBSI) jest w Polsce organem nadzoru rynku dla AI Act. Pilnuje AI Act, nie RODO. Co sprawdzić w chatbocie dla klientów przed tą datą, opisaliśmy w tekście Chatbot a AI Act: co sprawdzić przed 28 października 2026.

Czy KRiBSI ukarze firmę za prywatny ChatGPT pracownika?

W typowym biurowym użyciu nie ma za co. Kary z art. 99 AI Act dotyczą zakazanych praktyk, obowiązków przy systemach wysokiego ryzyka, obowiązków przejrzystości oraz podawania organom nieprawdziwych informacji. Obowiązek kompetencji w zakresie AI z art. 4 nie jest wymieniony w katalogu kar. Do tego rozporządzenie 2026/1744 (Digital Omnibus) złagodziło art. 4: firma ma podejmować środki wspierające kompetencje, a nie gwarantować ich poziom.

Pracownik, który w prywatnym ChatGPT poprawia ofertę albo streszcza notatkę, nie robi więc niczego, za co KRiBSI wystawi mandat. To nie znaczy, że problemu nie ma. Jest po prostu gdzie indziej.

Shadow AI w firmie: gdzie naprawdę leży ryzyko

Ryzyko zaczyna się w chwili, gdy do prywatnego konta trafia coś, co jest własnością klienta albo firmy. Widzimy trzy miejsca.

Dane osobowe bez umowy powierzenia. Firma jest administratorem danych swoich klientów. Gdy pracownik wkleja maila klienta do prywatnego czatu, firma ujawnia te dane dostawcy bez umowy powierzenia, której wymaga art. 28 RODO. Firma nie ma też jak usunąć tych danych, gdy pracownik odejdzie. Za RODO odpowiada Prezes UODO, a jego kary nie czekały na 28 października.

Tajemnica przedsiębiorstwa. Art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji uznaje za tajemnicę przedsiębiorstwa tylko informacje, wobec których firma, przy zachowaniu należytej staranności, podjęła działania, żeby utrzymać je w poufności. Bez zasad korzystania z AI trudniej ci będzie wykazać, że cennik albo lista klientów były chronione.

Linki do rozmów. Badacze z IMDEA Networks w projekcie LeakyLM sprawdzili ChatGPT, Claude, Grok i Perplexity. Na wszystkich czterech adresy rozmów trafiały do zewnętrznych firm, m.in. analitycznych, reklamowych i do monitoringu. Na darmowych kontach ChatGPT adres i tytuł rozmowy szły do Google Analytics. Badacze piszą, że nie mają dowodu, by ktoś te rozmowy czytał. Mają za to drugi problem: według OpenAI link do rozmowy z prywatnego konta otworzy każdy, kto go dostanie.

Które konta trenują modele na rozmowach

Ta sama aplikacja działa inaczej na koncie prywatnym i firmowym. Zebraliśmy to w jednej tabeli ze stron pomocy dostawców, stan na 26 października 2026.

• ChatGPT Free, Plus, Pro. Konto prywatne: udostępnianie danych do trenowania włączone domyślnie. Co wyłączyć: w ustawieniach, sekcja Data controls, przełącznik „Improve the model for everyone”. Wersja firmowa: ChatGPT Business: domyślnie bez trenowania, umowa powierzenia (DPA), linki tylko dla członków przestrzeni.
• Claude Free, Pro, Max. Konto prywatne: trenowanie po zgodzie użytkownika, wtedy przechowywanie do 5 lat, bez zgody 30 dni. Co wyłączyć: zgodę na użycie czatów do ulepszania Claude w ustawieniach prywatności. Wersja firmowa: Claude Team i Enterprise działają na warunkach komercyjnych, bez tego programu.
• Gemini na prywatnym koncie Google. Konto prywatne: przy włączonej aktywności czaty służą do trenowania, część czytają recenzenci, przejrzane czaty zostają do 3 lat. Co wyłączyć: ustawienie „Keep activity”; po wyłączeniu czat zostaje 72 godziny. Wersja firmowa: gemini w Google Workspace: dane nie trenują modeli bez zgody, bez recenzentów.
• Copilot. Konto prywatne: prywatnego Copilota nie sprawdzaliśmy. Co wyłączyć: dane niedostępne. Wersja firmowa: Microsoft 365 Copilot Chat na koncie służbowym Entra: ochrona danych przedsiębiorstwa, prompty nie trenują modeli.

Wyłączenie trenowania na koncie prywatnym zmniejsza ryzyko. Nie daje firmie umowy ani kontroli nad kontem.

Co widzimy na rynku: zakaz nie działa, a ludzie nie mówią

Według raportu KPMG „Sztuczna inteligencja w Polsce. Krajobraz pełen paradoksów” ponad połowa (55%) pracujących z AI w Polsce ukrywa to i podaje wyniki jako własne. Prawie 90% użytkowników sięga po narzędzia publicznie dostępne, a 77% z nich po bezpłatne. Jakiekolwiek szkolenie z AI przeszło 29% badanych z Polski.

Zakaz bez alternatywy przenosi problem na prywatne telefony. Tam firma nie widzi już nic. Pytanie właściciela brzmi więc zwykle tak: „Czy to jest bezpieczne, jeśli chodzi o nasze dane”, a zaraz potem: „Ile to będzie kosztowało miesięcznie”.

Odpowiedź na drugie pytanie jest policzalna. ChatGPT Business w wersji Standard kosztuje 20 USD za osobę miesięcznie przy płatności rocznej i 25 USD przy miesięcznej, od dwóch osób. Po kursie NBP z 23 października 2026 (tabela 207/A/NBP/2026, 3,9247 zł) to 78,49 zł albo 98,12 zł netto. Dla 40 osób przy płatności rocznej wychodzi około 37 677 zł rocznie. Jeśli macie Microsoft 365, czat z ochroną danych jest już w waszej subskrypcji. W Google Workspace sprawdźcie, czy aplikacja Gemini jest w waszym planie. Jak ustawić Copilota, opisaliśmy w tekście Copilot w firmie: jak włączyć Copilot Business, a Claude dla zespołu w tekście Claude Team w firmie: jak założyć i ustawić.

Co to oznacza dla Twojej firmy

Wniosek prawdopodobny. Po 28 października ryzyko z prywatnych kont AI się nie zmienia. Zmienia się tylko to, że więcej osób o nim mówi. Pierwsze pismo w tej sprawie przyjdzie raczej od klienta albo z UODO po incydencie niż od KRiBSI.

Wniosek prawdopodobny. Najtańszy krok to zasada na jednej stronie, nie nowe narzędzie. Firmy z Microsoft 365 mają czat z ochroną danych w cenie, którą już płacą, a część planów Google Workspace także.

Hipoteza do sprawdzenia. Duzi klienci coraz częściej pytają w ankietach bezpieczeństwa, czy ich dane trafiają do narzędzi AI. Jeśli w twojej branży to się zaczęło, zasady AI staną się warunkiem sprzedaży.

Co zrobić w tym tygodniu

Pięć kroków, które zrobisz bez działu IT.

1. Zapytaj zespół, do czego używa AI, a nie czy używa. Anonimowo. Zapisz narzędzie, rodzaj danych i typ konta.
2. Spisz jedną stronę zasad: z jakich narzędzi korzystamy, na jakim koncie i czego nigdy nie wklejamy (dane klientów, dane pracowników, umowy, hasła).
3. Sprawdź, co już macie. Copilot Chat w Microsoft 365 i Gemini w Workspace działają na kontach służbowych z ochroną danych.
4. Poproś ludzi, żeby w prywatnym ChatGPT wyłączyli „Improve the model for everyone” i usunęli stare linki w Data controls, Shared links, Manage.
5. Jeśli chcesz to przejść z kimś, kto robi to na co dzień, audyt AI zaczynamy od listy narzędzi, które już działają w firmie. Wiesz dokładnie, co sprawdzamy, dlaczego i ile to kosztuje.

Nie jesteśmy kancelarią ani inspektorem ochrony danych i ten tekst nie jest poradą prawną. Nie testowaliśmy też ustawień na każdym planie, tylko porównaliśmy strony pomocy dostawców.

Źródła

Dostęp do wszystkich stron: 26 października 2026.

• Metryka ustawy z 3 lipca 2026 r. o systemach sztucznej inteligencji, Dz.U. 2026 poz. 1003: eli.gov.pl.
• Rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act), art. 4 i art. 99: EUR-Lex.
• OpenAI, Data Controls FAQ, ChatGPT Shared Links FAQ, ChatGPT Business pricing.
• Anthropic, Updates to our consumer terms, 28 sierpnia 2025.
• Google, Gemini Apps Privacy Hub, Generative AI in Google Workspace Privacy Hub.
• Microsoft, Copilot Chat FAQ.
• IMDEA Networks, projekt LeakyLM.
• KPMG Polska, informacja prasowa o raporcie „Sztuczna inteligencja w Polsce. Krajobraz pełen paradoksów”.
• RMF FM, Nowe zasady korzystania z AI w firmach. Zmiany wejdą w życie 28 października, 28 września 2026.
• Bezprawnik, Shadow AI w firmie. Od 28.10 nadzór KRiBSI i kary, 21 października 2026.
• NBP, kurs średni USD, tabela 207/A/NBP/2026 z 23 października 2026.