Copilot w firmie: jak włączyć Copilot Business i chronić pliki

Copilot w firmie działa dobrze, gdy przed zakupem licencji uporządkujesz trzy rzeczy: prośby pracowników, darmowe próby i udostępnianie plików. Ten poradnik prowadzi przez osiem kroków w centrum administracyjnym Microsoft 365. Zajmie ci to 60-90 minut. Licencja kosztuje 15,60 euro netto za osobę miesięcznie w obecnej promocji. Stan na 22 października 2026.

Od lipca 2026 Microsoft sprzedaje plany Business Standard i Business Premium z Copilotem w pakiecie (Microsoft, 28 maja 2026). W firmach mających do 300 licencji Microsoft 365 pracownicy mogą też sami uruchomić 30-dniową próbę Copilota, bez karty płatniczej (komunikat Microsoftu dla administratorów MC1338815). Microsoft planował udostępnić próby we wszystkich krajach do połowy września. Jeśli ktoś u ciebie ją uruchomił, mogła się już skończyć, a jego prośba o licencję czeka w panelu.

Czy firma w ogóle potrzebuje AI, opisaliśmy w tekście o pierwszym roku AI w firmie. Tu zakładamy, że masz Microsoft 365 i chcesz włączyć Copilota z głową.

Zanim zaczniesz

Copilot ma dwie wersje. Copilot Chat masz w Microsoft 365 bez dopłaty: odpowiada z internetu i z plików wgranych do rozmowy. Płatny Microsoft 365 Copilot dla firm (po angielsku Copilot Business) korzysta też z danych firmy w Microsoft 365, do których dana osoba ma dostęp: poczty, kalendarza, czatów i plików (FAQ Copilota).

Przygotuj poniższe rzeczy, zanim otworzysz panel.

• Rola administratora globalnego (najwyższe uprawnienia w Microsoft 365). Skąd to wziąć: osoba, która zakładała konto firmy. Swoją rolę zobaczysz w „Users” → „Active users” po kliknięciu nazwiska.
• Plan Microsoft 365 Business Basic, Standard lub Premium. Skąd to wziąć: „Billing” → „Your products” w panelu albo faktura.
• Lista 3-20 osób do pilotażu. Skąd to wziąć: ty: wybierz ludzi, którzy dużo piszą, streszczają i szukają w dokumentach.
• Osoba, która zna foldery firmy. Skąd to wziąć: kierownik biura albo ktoś, kto zakładał SharePoint i Teams.
• Czas. Skąd to wziąć: 60-90 minut, potem do 72 godzin, zanim zmiany ustawień zadziałają.
• Budżet. Skąd to wziąć: od 15,60 euro netto za osobę miesięcznie, szczegóły w sekcji o kosztach.

Centrum administracyjne Microsoft 365 to panel pod adresem admin.microsoft.com. Część pozycji w lewym menu pojawia się po kliknięciu „Show all” (Pokaż wszystko). Polskie etykiety podajemy tam, gdzie wymienia je polska dokumentacja Microsoftu. Kroki spisaliśmy z dokumentacji, więc nazwy przycisków mogą się nieco różnić.

Jak włączyć Copilota krok po kroku

Kolejność ma znaczenie. Najpierw porządek w uprawnieniach, potem licencje.

Krok 1. Sprawdź, kto już prosi o licencję

Część pracowników mogła już uruchomić próbę albo poprosić o licencję. To gotowa lista chętnych do pilotażu.

Gdzie: Centrum administracyjne Microsoft 365 → „Billing” (Rozliczenia) → „Licenses” (Licencje) → karta „Requests” (Żądania).

Po czym poznasz, że działa: widzisz listę z nazwą produktu, osobą i datą. Prośby są przechowywane 12 miesięcy (Microsoft Learn).

Na razie niczego nie zatwierdzaj. Wrócisz tu w kroku 6.

Krok 2. Zdecyduj, czy pracownicy mogą sami uruchamiać próby

Próba Copilota jest domyślnie włączona. Po 30 dniach pracownik traci funkcje, chyba że przypiszesz mu płatną licencję. Jeśli jeszcze nie zdecydowałeś, wybierz „Nie zezwalaj”. Opcja „Zezwalaj tylko na wersje próbne” dopuszcza próby, ale blokuje samodzielne zakupy.

Gdzie: Ustawienia → Ustawienia organizacji → karta „Usługi” → „Samoobsługowe wersje próbne i zakupy” → wybierz produkt Copilot → „Zezwalaj”, „Zezwalaj tylko na wersje próbne” albo „Nie zezwalaj” → „Zapisz zmiany”.

Po czym poznasz, że działa: przy produkcie widzisz wybraną opcję. Zmiana może zająć do 72 godzin (Microsoft Learn).

Najczęstszy błąd: ustawienie działa osobno dla każdego produktu. Jeśli na liście jest kilka pozycji z Copilotem w nazwie, ustaw każdą.

Krok 3. Zawęź udostępnianie plików, zanim Copilot zacznie je czytać

Copilot nie omija uprawnień. Widzi to, co widzi pracownik. W wielu firmach folder z umowami albo płacami jest udostępniony „wszystkim w organizacji”, bo tak było szybciej. Copilot może podsunąć taki plik w odpowiedzi osobie, która nigdy by go nie szukała, dlatego porządek robisz przed zakupem licencji.

Gdzie: centrum administracyjne SharePoint (z menu „Admin centers” w panelu Microsoft 365) → „Policies” (Zasady) → „Sharing” (Udostępnianie) → sekcja „File and folder links” (Linki do plików i folderów) → ustaw domyślnie „Specific people” (Określone osoby).

To zmienia tylko nowe linki. Stare udostępnienia przejrzyj z osobą, która zna foldery. Każdy zespół w Teams ma za sobą witrynę SharePoint, czyli miejsce na pliki zespołu. Otwórz folder z płacami, umowami albo danymi klientów, wybierz „Udostępnij” lub „Zarządzaj dostępem” i usuń dostęp „wszystkich w organizacji”. Zostaw konkretne osoby.

Raport „Reports” → „Data access governance” w centrum administracyjnym SharePoint pokazuje witryny udostępnione całej organizacji. W planach Business zadziała zwykle dopiero po przypisaniu pierwszej licencji Copilota, więc wróć do niego po kroku 6 (Microsoft Learn).

Po czym poznasz, że działa: nowy link do pliku tworzony w OneDrive domyślnie wskazuje konkretne osoby, a foldery z wrażliwymi danymi mają listę dostępu, którą umiesz wytłumaczyć.

Krok 4. Zdecyduj o modelach Anthropic

Copilot korzysta z modeli AI, czyli silników piszących odpowiedzi, dwóch firm: OpenAI i Anthropic. W UE, krajach EFTA i Wielkiej Brytanii modele Anthropic są domyślnie wyłączone. Microsoft podaje, że obecnie nie obejmuje ich EU Data Boundary, czyli zobowiązanie, że dane są przetwarzane w Unii (Microsoft Learn, 18 września 2026). Część funkcji działa tylko z nimi, podstawowe działają bez nich.

Gdzie: Centrum administracyjne Microsoft 365 → „Copilot” → „Settings” (Ustawienia) → „View all” → „AI providers operating as Microsoft subprocessors” (podprocesor to firma, której Microsoft przekazuje dane do przetworzenia).

Jeśli chcesz je włączyć, wybierz Anthropic i wskaż tylko osoby, które ich potrzebują. Decyzję zapisz i pokaż osobie odpowiedzialnej za RODO. Jeśli takiej osoby nie masz, zostaw ustawienie domyślne.

Po czym poznasz, że działa: przy ustawieniu widzisz „No users” (nikt) albo wybrane osoby.

Krok 5. Kup licencje dla grupy pilotażowej

Kup tyle licencji, ilu masz osób w pilotażu. Wybierasz dodatek do obecnego planu albo plan Business Standard lub Premium z Copilotem w pakiecie.

Gdzie: Centrum administracyjne Microsoft 365 → „Marketplace”, jeśli płacisz Microsoftowi bezpośrednio. Jeśli fakturę za Microsoft 365 wystawia inna firma, to ona jest twoim partnerem i u niej kupujesz.

Po czym poznasz, że działa: w „Billing” → „Licenses” widzisz nowy produkt z liczbą dostępnych licencji.

Najczęstszy błąd: płatność roczna bez sprawdzenia, czy w trakcie roku zmniejszysz liczbę licencji. Nie potwierdziliśmy tych zasad, więc sprawdź warunki przed zakupem.

Krok 6. Przypisz licencje i rozpatrz prośby

Wróć do listy z kroku 1. Zatwierdź prośby osób z pilotażu, resztę odrzuć. Microsoft sam wyśle mail o decyzji, a swoje wyjaśnienie wyślij osobno. Tego samego dnia wyślij zespołowi wiadomość z sekcji „Wzór do skopiowania”.

Gdzie: „Billing” → „Licenses” → karta „Requests” (Żądania) → wybierz prośbę → zaznacz osoby → „Zatwierdź”. Gdy zaznaczysz tylko część osób, przycisk zmienia się na „Zatwierdź x - Odrzuć y” → „Prześlij”. Innym osobom przypisujesz licencję w „Billing” → „Licenses” → „Microsoft Copilot” → przypisz licencje i wpisz nazwiska.

Po czym poznasz, że działa: w „Users” → „Active users” przy osobie widać licencję Copilota. Copilot może pojawić się w aplikacjach do 24 godzin później (Microsoft Learn).

Krok 7. Ustal zasady i własny proces próśb

Pracownik musi wiedzieć, do kogo pisać po licencję. Przekieruj prośby do siebie, żeby nie lądowały w panelu, do którego nikt nie zagląda.

Gdzie: „Billing” → „Licenses” → karta „Żądania” → „Połącz proces żądania” → „Użyj procesu żądania mojej organizacji” → wpisz wiadomość i link, na przykład do formularza Microsoft Forms → „Zapisz”.

Po czym poznasz, że działa: kolejne osoby, które klikną prośbę o licencję, widzą twoją wiadomość.

Krok 8. Sprawdź użycie po czterech tygodniach

Licencja bez użytkownika to czysty koszt. Raport pokaże, kto korzysta.

Gdzie: Centrum administracyjne Microsoft 365 → „Reports” (Raporty) → „Usage” (Użycie) → „Microsoft Copilot” → „Copilot” → karta „Usage”.

Po czym poznasz, że działa: raport pokazuje aktywnych użytkowników w ostatnich 7 i 28 dniach. Licencję osoby nieaktywnej odepnij i przypisz komuś innemu, jak w kroku 6.

Ile to kosztuje

Ceny pochodzą z polskiej strony Microsoftu z 22 października 2026. Są w euro i bez VAT (Microsoft). Przeliczenie na złote po kursie średnim NBP 4,3641 zł (tabela 205/A/NBP/2026 z 21 października 2026).

• Microsoft 365 Copilot dla firm (dodatek). Płatność roczna: 15,60 € (promocja, wcześniej 18,20 €), ok. 68 zł. Płatność miesięczna: 21,84 €, ok. 95 zł. Dla kogo: masz już Business Basic, Standard lub Premium.
• Microsoft 365 Business Standard i Copilot dla firm. Płatność roczna: 20,36 €, ok. 89 zł. Płatność miesięczna: 24,43 €, ok. 107 zł. Dla kogo: kupujesz plan od nowa albo zmieniasz Standard.
• Microsoft 365 Business Premium i Copilot dla firm. Płatność roczna: 27,73 €, ok. 121 zł. Płatność miesięczna: 33,28 €, ok. 145 zł. Dla kogo: potrzebujesz zabezpieczeń z planu Premium.
• Copilot Chat. Płatność roczna: 0 €. Płatność miesięczna: 0 €. Dla kogo: każdy z kontem Microsoft 365, bez dostępu do danych firmy.

Polska strona w naszym odczycie nie pokazała przypisu o promocji. Na brytyjskiej stronie Microsoft podaje, że obniżka dodatku trwa od 1 lipca do 31 grudnia 2026, dotyczy pierwszego roku i wymaga zobowiązania rocznego (Microsoft UK). Przyjmij, że w 2027 roku zapłacisz 18,20 euro.

Przykład dla dodatku przy płatności rocznej. Pilotaż to nasza propozycja, nie wymóg Microsoftu [szacunek: 15,60 € × liczba osób × 4,3641 zł].

• 10 osób. Pilotaż: 3 licencje. Koszt pilotażu miesięcznie: 46,80 €, ok. 204 zł. Wszyscy pracownicy miesięcznie: 156 €, ok. 681 zł.
• 30 osób. Pilotaż: 5 licencji. Koszt pilotażu miesięcznie: 78 €, ok. 340 zł. Wszyscy pracownicy miesięcznie: 468 €, ok. 2 042 zł.
• 50 osób. Pilotaż: 10 licencji. Koszt pilotażu miesięcznie: 156 €, ok. 681 zł. Wszyscy pracownicy miesięcznie: 780 €, ok. 3 404 zł.
• 200 osób. Pilotaż: 20 licencji. Koszt pilotażu miesięcznie: 312 €, ok. 1 362 zł. Wszyscy pracownicy miesięcznie: 3 120 €, ok. 13 616 zł.

Dolicz czas osoby, która zrobi krok 3. Przy latach folderów w SharePoint to kilka dni, nie godzina. Szerzej o kosztach wdrożenia AI piszemy w tekście ile kosztuje wdrożenie AI w firmie.

Co może pójść nie tak

Przygotuj się na pięć sytuacji.

1. Copilot pokazuje komuś plik, którego ta osoba nie powinna widzieć. Zapobiegasz krokiem 3. Cofasz, odbierając uprawnienia do pliku albo folderu, a w razie potrzeby odpinając licencję w „Billing” → „Licenses”.
2. Pracownicy po 30 dniach próby tracą funkcje i są rozczarowani. Zapobiegasz krokiem 2 i wiadomością z kroku 7. Cofasz, przypisując licencje osobom, które naprawdę z nich korzystały.
3. Ktoś wkleja do Copilota dane klientów i pyta o nie w trybie wyszukiwania w internecie. Zapytań do Bing nie obejmuje EU Data Boundary, a Microsoft przetwarza je na własnych zasadach, nie jako twój podwykonawca (Microsoft Learn). Zapobiegasz zasadami z wzoru. Jeśli to za mało, informatyk wyłączy wyszukiwanie w internecie zasadą „Allow web search in Copilot” na stronie config.office.com (Microsoft Learn).
4. Modele Anthropic są włączone dla wszystkich, choć nikt tego nie ocenił. Cofasz w „Copilot” → „Settings” → „User access” → „AI providers operating as Microsoft subprocessors” → „Disable Anthropic as a Microsoft subprocessor”.
5. Płacisz za licencje, z których nikt nie korzysta. Zapobiegasz pilotażem i raportem z kroku 8.

Jak ustawić sprawdzanie odpowiedzi AI przez człowieka, opisujemy w tekście o nadzorze człowieka nad AI.

Co zrobisz sam, a gdzie potrzebujesz pomocy

Granica przebiega przy porządku w plikach i ocenie prawnej.

• Prośby, próby, licencje (kroki 1, 2, 5, 6). Samodzielnie: tak. Administrator IT: nie trzeba. Partner wdrożeniowy: nie trzeba. Prawnik lub inspektor ochrony danych: nie.
• Domyślne linki udostępniania (krok 3). Samodzielnie: tak. Administrator IT: pomaga. Partner wdrożeniowy: nie trzeba. Prawnik lub inspektor ochrony danych: nie.
• Przegląd starych udostępnień w SharePoint i Teams. Samodzielnie: częściowo. Administrator IT: tak. Partner wdrożeniowy: przy wielu witrynach. Prawnik lub inspektor ochrony danych: nie.
• Decyzja o modelach Anthropic (krok 4). Samodzielnie: technicznie tak. Administrator IT: nie trzeba. Partner wdrożeniowy: nie trzeba. Prawnik lub inspektor ochrony danych: tak, ocena RODO.
• Zasady dla zespołu (krok 7). Samodzielnie: tak. Administrator IT: nie trzeba. Partner wdrożeniowy: pomaga. Prawnik lub inspektor ochrony danych: tak, przy danych osobowych.
• Copilot połączony z CRM albo własnym systemem. Samodzielnie: nie. Administrator IT: częściowo. Partner wdrożeniowy: tak. Prawnik lub inspektor ochrony danych: przy danych osobowych.

Jeśli chcesz, żeby ktoś uporządkował uprawnienia i został z wami po starcie, zajmujemy się tym w ramach administracji narzędziami AI. Możemy też prowadzić to po starcie.

Jak sprawdzić, że to działa

Po 2-4 tygodniach sprawdź cztery sygnały.

1. Co najmniej 70% osób z pilotażu jest aktywnych w raporcie użycia Copilota w ostatnich 28 dniach.
2. Liczba nowych próśb o licencję spada albo trafia do twojego procesu, a nie do panelu.
3. Nikt nie zgłosił, że Copilot pokazał mu cudzy dokument.
4. Każda osoba z pilotażu umie podać jedno zadanie, które robi szybciej, i ile czasu oszczędza w tygodniu.

Jeśli rozważasz inne narzędzie dla zespołu, zajrzyj do poradnika o Claude Team w firmie.

Wzór do skopiowania

Wiadomość do zespołu. Uzupełnij nawiasy i wyślij w dniu przypisania licencji.

Temat: Copilot w Microsoft 365: zasady na pilotaż

Cześć,

od [data] [imiona osób] dostają licencję Microsoft 365 Copilot na pilotaż do [data].
Pozostali mają Copilot Chat bez dopłaty. Copilot Chat nie widzi naszych plików ani poczty.

Zasady:
1. Do Copilota nie wklejamy numerów PESEL, danych kart, haseł ani danych zdrowotnych.
2. Odpowiedź Copilota sprawdza człowiek, zanim trafi do klienta.
3. Jeśli Copilot pokaże ci plik, którego nie powinieneś widzieć, napisz do [osoba] tego samego dnia.
4. Nie uruchamiaj wersji próbnych ani zakupów. Prośby o licencję wysyłaj do [osoba/adres].
5. Raz w tygodniu zapisz jedno zadanie, które Copilot skrócił, i o ile minut.

Po pilotażu decydujemy, komu licencja zostaje.

[podpis]

Kroki sprawdziliśmy w dokumentacji Microsoftu 22 października 2026. Nie klikaliśmy ich na koncie testowym. Nazwy w panelu mogą się różnić w zależności od języka interfejsu. Nie jesteśmy partnerem Microsoftu ani kancelarią: ocenę RODO zostaw prawnikowi albo inspektorowi ochrony danych.

Źródła

Dostęp do wszystkich źródeł: 22 października 2026.

• Microsoft: Introducing Microsoft 365 Business with Copilot, 28 maja 2026
• Microsoft: Microsoft 365 Copilot dla firm, cennik
• Komunikat MC1338815: 30-dniowa próba Copilota dla firm do 300 stanowisk (kopia centrum wiadomości)
• Microsoft Learn: zarządzanie prośbami o licencje
• Microsoft Learn: samoobsługowe wersje próbne i zakupy
• Microsoft Learn: ustawienia udostępniania SharePoint i OneDrive
• Microsoft Learn: modele Anthropic w usługach Microsoft
• Microsoft Learn: konfiguracja Copilota
• Microsoft Learn: ochrona danych w Copilocie
• Microsoft Learn: wymagania SharePoint Advanced Management
• Microsoft Learn: wyszukiwanie w internecie w Copilocie
• Microsoft UK: cennik i warunki promocji
• NBP: kurs średni EUR, tabela 205/A/NBP/2026