Automatyzacja AI w firmie: skrypt czy agent? Jeden proces, dwa rachunki

Zapytanie ofertowe przychodzi mailem, ktoś przepisuje dane do CRM-a i odsyła wycenę. Ten proces da się zautomatyzować skryptem za dwa tysiące złotych albo agentem AI za dwadzieścia. Różnicy nie robi technologia. Robi ją liczba wyjątków, które twój proces ma naprawdę.

Poniżej oba warianty przeliczone do końca, na tym samym przykładzie, razem z kosztem utrzymania i z tym, co się zwykle psuje w szóstym miesiącu.

Ten sam proces, dwa rozwiązania

Firma dostaje sto zapytań ofertowych miesięcznie. Każde zajmuje handlowcowi około dwunastu minut: przeczytać, wyciągnąć dane, wpisać do CRM-a, wygenerować wycenę, odesłać. To dwadzieścia godzin miesięcznie.

Wariant pierwszy, skrypt. Automatyzacja czyta skrzynkę, rozpoznaje formularz, przepisuje pola do CRM-a i odsyła szablon. Koszt budowy 2-8 tysięcy złotych, utrzymanie 100-400 zł miesięcznie. Działa, dopóki zapytania przychodzą w przewidywalnej formie.

Wariant drugi, agent. Czyta mail napisany dowolnie, rozumie, o co klient pyta, dobiera pozycje z cennika i formułuje odpowiedź. Koszt 15-30 tysięcy, utrzymanie 800-2 500 zł miesięcznie.

Różnica w cenie jest ośmiokrotna. Pytanie brzmi, za co dopłacasz.

Jedyne pytanie, które musisz sobie zadać

Wyciągnij sto ostatnich zapytań i policz, ile z nich dało się obsłużyć bez zastanowienia.

Jeśli osiemdziesiąt albo więcej przychodzi w tej samej formie i wymaga tej samej odpowiedzi, kup skrypt. Dopłata za agenta pójdzie na obsługę dwudziestu przypadków, a to się nie spina.

Jeśli powtarzalnych jest połowa albo mniej, skrypt będzie ci zwracał dwadzieścia procent roboty i zostawiał resztę. Wtedy dopłata ma sens.

Ta jedna liczba rozstrzyga więcej niż wszystkie porównania narzędzi razem wzięte. Sprawdź ją, zanim ktokolwiek pokaże ci demo.

Co się psuje w szóstym miesiącu

Oba warianty mają swoją awarię. Poznaj ją przed wyborem, nie po.

Skrypt psuje się przy zmianie. Klient przysyła zapytanie w innym formacie, dostawca zmienia układ formularza, ktoś dodaje pole w CRM-ie. Skrypt nie zgłasza błędu, tylko cicho przestaje łapać część spraw. Zauważysz to zwykle po tygodniach.

Agent psuje się przy dryfie. Cennik się zmienia, oferta rośnie, a agent dalej odpowiada według starej wiedzy. To nie jest awaria, tylko powolne rozjeżdżanie się odpowiedzi z rzeczywistością. Dlatego abonament za agenta nie jest opłatą za dostęp, tylko za ciągłe dostrajanie.

Jeśli dostawca nie mówi, jak wykrywa te dwa problemy, dopytaj. Odpowiedź powie ci więcej niż cały cennik.

Kto to utrzymuje, gdy autor odejdzie

Najczęstszy scenariusz porażki nie ma nic wspólnego z technologią.

Ktoś w firmie zbudował automatyzację, bo się interesował. Działała rok. Potem ta osoba zmieniła pracę i nikt nie wie, gdzie to stoi, na czyim koncie i co się stanie, gdy padnie.

Zanim cokolwiek uruchomisz, ustal trzy rzeczy: na czyim koncie stoi system, kto ma dostęp poza autorem i gdzie jest opisane, jak to działa. To zajmuje pół godziny i ratuje projekt.

Ile to kosztuje utrzymać

Rachunek miesięczny ma trzy pozycje i tylko jedna jest stała.

Narzędzie albo hosting to zwykle 30-150 zł, jeśli trzymasz to na własnym serwerze. Zużycie modeli językowych przy agencie to 50-300 zł w małej firmie i rośnie razem z liczbą spraw, nie z liczbą pracowników. Opieka techniczna to 200-1 500 zł zależnie od tego, ile masz procesów i jak często się zmieniają.

Przy skrypcie druga pozycja odpada, bo nie ma modelu do zapłacenia. To jest realny powód, dla którego prosty proces powinien zostać przy skrypcie.

Co się dzieje, kiedy się do nas odezwiesz

Zaczynamy od policzenia twoich wyjątków, nie od pokazywania narzędzia. Odzywa się właściciel, rozmowa trwa 45 minut i kończy się rekomendacją wariantu razem z przedziałem cenowym.

Jeśli z liczb wyjdzie skrypt, powiemy skrypt, choć jest ośmiokrotnie tańszy od agenta. Wolimy jedno działające wdrożenie niż drogie, którego nikt nie używa.

Pierwszy zakres obejmuje jeden proces. Po nim masz dane i decydujesz, czy iść dalej. Abonament zespołu startuje od 3 875 zł miesięcznie i policzysz go w kalkulatorze przed rozmową. Gwarancja obejmuje naprawę w cenie, bez dopłat.